La perte de dossiers et/ou d'informations coûte cher aux entreprises soit en revenus ou parce qu'ils engendrent des coûts additionnels; litiges, temps de recherche inutile, reprise d'un travail déjà effectué etc..
Beaucoup d'employés travaillent dans les différents dossiers de l'entreprise sans avoir au préalable quelques notions que se soit de l'archivage, de la gestion de documents ou tout simplement des différences méthodes d'organisation et de classement des dossiers.
Entre autre, ce que de nombreux usagers ne réalisent pas c'est que les noms qu'ils donnent à leurs fichiers doivent respecter certaines normes pour que les documents soient accessibles et que l'on puisse les retrouver facilement
- Comment nommer les documents ? Comment trouver un moyen standard de nommer les fichiers qui exprime l'essentiel de manière concise ?
- Comment répertorier les différents fichiers par catégories précises par activité spécifique ou par type de document ou par auteur ou par région, etc.
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