Par souci d'économie, de développement durable, pour protéger l'environnement, tous les gestionnaires adhèrent au principe de la gestion sans papier. Mais du principe à la réalité il y a tout un pas à franchir.

• Comment créer, modifier, partager, approuver, diffuser et archiver des documents sans qu'il soit nécessaire de les imprimer?
• Comment gérer et archiver la messagerie?
• Comment nommer les documents ? Comment trouver un moyen standard de nommer les fichiers qui exprime l'essentiel de manière concise ?
• Comment répertorier les différents fichiers par catégories précises par activité spécifique ou par type de document ou par auteur ou par région, etc.

Public visé: Directeurs de services, contrôleurs, superviseurs, adjoint(es) administratifs(ves), administrateurs de réseau, responsables des archives

3 jours

Cette formation vous permettera de :

1. À passer d'un système d'archivage papier à des archivages électroniques
2. À organiser vos informations correctement
3. A les classer de façon judicieuse, par évidence pour qu'on puisse les retracer facilement
4. A standardiser une méthode de classement uniforme pour chaque groupe d'employés faisant partie d'un groupe d'activité commun (ventes, achats, finances, etc..)

1. Définir et comprendre les caractéristiques d'un dossier à travailler
   • Un dossier pour quoi faire : information, action ou décision ?
   • Un dossier pour qui, pour quand ?
   • Sous quelle forme le présenter : dossier papier et/ou électronique ?
   
   
   
2. Collecter et exploiter les informations utiles
   • Rassembler les formations existantes :
     • Les lier
     • Éliminer l'inutile, le redondant, l'obsolète
   
   
   • les compléter
     • Vérifier la fiabilité de l'ensemble
   
   
3. Analyser l'information et choisir une méthode de classement
   • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
   • Mettre en œuvre les 4 principes du classement
   • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
   • Choisir la méthode de classement adaptée
   
   
   
4. Organiser le classement sur micro-ordinateur
   • Choisir une arborescence claire pour tous
   • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers
   • Utiliser les astuces de rangements sur la messagerie
   • Gagner du temps grâce aux liens hypertextes
   
   
   
5. Organisation et suivis de la correspondance électronique
   • Note de service
   • Mémo
   • Lettres
   • Réquisitions
   • Courriels, etc..
   
   
   
6. Faciliter l'accès de tous à l'information
   • La démarche pour réorganiser le classement d'un service
   • Élaborer un plan de classement
   • Choisir des titres de dossiers pertinents
   • Structurer ses dossiers de façon pratique
   • Faire coïncider le classement papier et micro-ordinateur
   • Choisir un matériel adapté
   
   
   
7. Rédiger une procédure de classement
   • Qui emprunte ? : Utilité de la fiche
   • Qui reclasse ? : Déterminer le ou les responsables
   • Ou ? Comment ? : le plan de versement des archives
   
   
   
8. L'archivage
   • Gestion des documents, Procédure de sécurité
   • Contrôle des accès aux fichiers
   • Durée légale de conservation des documents
   
   
   

Alternance de témoignages d'expert, d'exposés-débats, de démonstrations d'outils, d'exercices d'application, de simulations et études de cas.

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